Firmenwissen-, Meeting- und Dokumenten-Agent
Firmenwissen, Meetings und Belege in einem Agenten.Firmenwissen, Meetingsund Belegein einem Agenten.
Handbücher, Meeting-Protokolle, Rechnungen und Preislisten liegen verteilt in Laufwerken, Postfächern und Köpfen. Der Agent beantwortet Fragen mit Quellenangabe, fasst Meetings zu Aufgaben und Entscheidungen zusammen und liest Belege strukturiert aus, rollenbasiert und ohne erfundene Fakten.
- Quellenbelegt statt geraten
- Meetingswerden zu Aufgaben
- Belegeausgelesen statt abgetippt
Drei Wissensquellen
Ein Agent für alles, was sonst verstreut bleibt.
Firmenwissen, Meetings und Belege sehen unterschiedlich aus, brauchen aber dieselbe Grundlage: Quellenbindung, Rollenrechte und sichtbare Unsicherheit.
Handbücher, Preislisten und Verträge liegen verteilt. Dieselben Fragen gehen immer an dieselben zwei, drei Personen.
Antworten mit Fundstelle, getrennt nach Rollen, ohne erfundene Fakten.Entscheidungen und Aufgaben verschwinden in Notizen oder Chatverläufen. Niemand weiß sicher, wer was bis wann erledigt.
Zusammenfassungen, Aufgaben und Entscheidungen strukturiert festgehalten und durchsuchbar.Rechnungen, Lieferscheine und Aufmaße kommen als PDF oder Scan und müssen von Hand in andere Systeme übertragen werden.
Belege strukturiert ausgelesen, gegen Stammdaten geprüft, Angebote und Buchungsvorschläge erzeugt.Zugriffsmodell
So viel Zugriff wie sinnvoll, so wenig wie möglich.
- Vertrieb, Technik, Buchhaltung
- sehen nicht denselben Ausschnitt von Firmenwissen, Meetings und Belegen.
- Sensible Inhalte
- Verträge, Personal- und Preisdaten bekommen eigene Freigabe- und Sichtbarkeitsregeln.
- Geschäftsführung
- kann projekt- und rollenübergreifend auf freigegebene Zusammenfassungen zugreifen.
Use Case
Wissen ist da. Es ist nur verstreut, unstrukturiert oder Handarbeit.
Der Nutzen ist groß, wenn dieselben Fragen wiederkehren, Meeting-Ergebnisse verloren gehen oder Belege manuell abgetippt werden.
- Wissen hängt an Personen
- Wenn die erfahrene Kollegin im Urlaub ist, stockt der Prozess. Antworten stecken in Köpfen, nicht in nutzbaren Systemen.
- Notizen verschwinden
- Meeting-Ergebnisse liegen in persönlichen Dokumenten oder Chatverläufen, nicht dort, wo das Team sie wiederfindet.
- Dieselbe Zahl, dreimal getippt
- Positionen wandern vom Lieferschein in die Warenwirtschaft, von dort in die Rechnung und am Ende in die Buchhaltung.
- Suchen kostet mehr als Fragen
- Ordnerstrukturen, Laufwerke und Postfächer sind über Jahre gewachsen. Es ist schneller, jemanden zu fragen, als selbst zu suchen.
- Alte Stände wirken weiter
- Veraltete Preislisten, abgelöste Prozesse und alte Vorlagen kursieren weiter, weil niemand sicher weiß, was aktuell gilt.
Lösung
Ein Agent, drei Quellen, eine Grundlage.
Der Agent verbindet Firmenwissen, Meeting-Protokolle und Belege. Er erfindet nichts, verweist auf Quellen, ordnet nach Rollen ein und markiert, was unsicher oder abweichend ist.
- Fähigkeiten
- Fragen aus freigegebenen Dokumenten beantworten, mit FundstelleMeetings zusammenfassen und Aufgaben extrahierenEntscheidungen aus Besprechungen festhalten und durchsuchbar machenRechnungen, Lieferscheine und Aufmaße strukturiert auslesenPositionen gegen Stammdaten und Preislisten abgleichenAngebote und Buchungsvorschläge erzeugenWidersprüche, Lücken und Abweichungen sichtbar machen
- Grenzen
- keine Antwort ohne Quellekeine Halluzination als Faktkeine Buchung oder Zahlungsfreigabe durch den Agentenkeine Vermischung von Rollen und Rechtenkein Ersatz für Rechts-, Steuer- oder Medizinberatung
Ablauf
Von verstreutem Wissen zu belastbaren Antworten.
Wir starten nicht mit allem gleichzeitig. Wir starten mit dem Bereich, in dem der Rückstau am größten ist: Wissen, Meetings oder Belege.
- 01
Startbereich
Wo entsteht der größte Rückstau: Fragen, Meeting-Nacharbeit oder Belege?
- 02
Quellen & Rechte
Welche Dokumente, Meetings und Systeme dürfen genutzt werden, wer sieht was?
- 03
Agent
Suche, Zusammenfassung, Beleg-Auslesen und Prüflogik je Bereich aufbauen.
- 04
Qualität
Stichproben auf Richtigkeit und Quellenbezug, bevor der Nutzerkreis wächst.
Vertrauen
Ein Wissens-Agent ist nur so gut wie seine Grenzen.
Firmenwissen, Meeting-Inhalte und Belege sind sensibel. Deshalb gehören Quellenbindung, Rollenrechte und sichtbare Unsicherheit in die Architektur, nicht in die Roadmap.
- Quellenbindung
- Jede Antwort verweist auf das Dokument, Meeting oder den Beleg, aus dem sie stammt. Was nicht belegbar ist, wird nicht behauptet.
- Rollentrennung
- Vertrieb, Technik, Buchhaltung und Geschäftsführung sehen nicht denselben Ausschnitt von Firmenwissen, Meetings und Belegen.
- Sichtbare Unsicherheit
- Fehlt Kontext, widersprechen sich Quellen oder wirkt ein Beleg unplausibel, sagt der Agent das, statt die Lücke zu glätten.
Passt zu diesen Branchen
Wo dieser Agent in der Praxis eingesetzt wird.
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