Gastro, Hotel & Tourismus
Das Telefon klingeltim vollen Service.Das Telefon klingeltim vollenService.
Im Service ist niemand frei, um ans Telefon zu gehen, und nach Feierabend erst recht nicht. KI-Agenten nehmen Reservierungen und Gästefragen auf, während im Betrieb gearbeitet wird.
- Reservierungen rund um die Uhrinklusive
- Gästefragen beantwortetinklusive
- Datenschutz geplantinklusive
- Reservierungen auch während des Service annehmen
- Standardfragen zu Zeiten, Anfahrt und Angebot beantworten
- Gruppen- und Veranstaltungsanfragen aufnehmen
- Anfragen mehrsprachig entgegennehmen
Problem
Die Anfrage kommt genau dann, wenn niemand Zeit hat.
In Gastronomie und Hotellerie fällt Kommunikation immer in die Servicezeit. Was außerhalb ankommt, bleibt bis zum nächsten Morgen liegen, und der Gast bucht woanders.
- Anrufe im vollen Service
- Während des Mittags- oder Abendgeschäfts geht niemand ans Telefon. Reservierungen gehen dadurch schlicht verloren.
- Anfragen nach Feierabend
- Ein großer Teil der Anfragen kommt abends und am Wochenende, wenn im Büro niemand mehr sitzt.
- Immer dieselben Fragen
- Öffnungszeiten, Parkplätze, Allergien, Hunde, Barrierefreiheit: Dieselben Auskünfte werden täglich neu gegeben.
Agenten
Welche Agenten im Gastgewerbe zuerst entlasten.
Der größte Hebel liegt dort, wo Anfragen ankommen, während im Betrieb gearbeitet wird. Alles andere ist danach eine Frage des Ausbaus.
Anrufe annehmen, während serviert wird
Reservierungswunsch, Personenzahl, Zeit und Besonderheiten werden aufgenommen und strukturiert übergeben, statt auf der Mailbox zu landen.
Telefon-Modul ansehenReservierungen und Umbuchungen nachhalten
Bestätigungen, Erinnerungen und Absagen laufen als ein Ablauf, was No-Shows und Rückfragen reduziert.
Terminagent ansehenGästefragen aus echten Angaben beantworten
Öffnungszeiten, Anfahrt, Allergene und Hausregeln werden aus Ihren gepflegten Quellen beantwortet, nicht aus Vermutungen.
Wissens-Agent ansehenGruppen- und Veranstaltungsanfragen aufbereiten
Anfragen für Feiern und Gruppen werden mit Pflichtangaben erfasst und als vorbereiteter Vorgang übergeben.
Posteingang-Agent ansehenZielgruppen
Gebaut für Betriebe, in denen Gäste warten, während das Telefon klingelt.
Restaurants und Cafés
Betriebe mit Reservierung und Laufkundschaft
- Reservierungen aufnehmen
- Gruppenanfragen erfassen
- Öffnungszeiten und Karte
- Absagen und Umbuchungen
- Feiertagsregelungen
Hotels und Pensionen
Beherbergung mit Direktbuchung und Anfragen
- Verfügbarkeitsanfragen
- Anreise und Check-in
- Zusatzleistungen erfassen
- Mehrsprachige Anfragen
- Nachfassen bei Angeboten
Freizeit und Tourismus
Ausflugsziele, Touren und Veranstalter
- Gruppenbuchungen
- Saison- und Wetterfragen
- Ticket- und Preisauskunft
- Barrierefreiheit und Anfahrt
- Wiederkehrende Standardfragen
Vertrauen
Wo im Gastgewerbe niemand raten darf.
Allergene, Unverträglichkeiten und Zusagen zur Verfügbarkeit sind kein Servicedetail. Eine falsche Auskunft ist hier ein Gesundheits- oder Vertragsrisiko.
- Allergene nur aus gepflegten Daten
- Auskünfte zu Allergenen und Unverträglichkeiten kommen ausschließlich aus hinterlegten, gepflegten Angaben oder gar nicht.
- Keine Zusage ohne echte Verfügbarkeit
- Reservierungen werden nur bestätigt, wenn die Kapazität tatsächlich hinterlegt ist. Sonst wird die Anfrage aufgenommen und übergeben.
- Gastdaten sparsam behandelt
- Kontaktdaten werden für den Zweck erhoben, für den sie gebraucht werden, mit klarer Aufbewahrung statt wachsender Gästeliste.
Umsetzung
Vom verpassten Anruf zur aufgenommenen Reservierung.
Wir starten dort, wo heute Umsatz verloren geht: bei Anfragen, die niemand entgegennehmen kann.
- 01
Anfragearten aufnehmen
Welche Anrufe und Nachrichten kommen typischerweise, und welche davon lassen sich vollständig strukturiert erfassen?
- 02
Pflichtangaben festlegen
Personenzahl, Zeit, Besonderheiten und Kontakt: Was muss vorliegen, damit der Betrieb ohne Rückfrage weiterarbeiten kann?
- 03
Kapazität anbinden
Reservierungssystem oder Belegungsplan so verbinden, dass keine Zusage ohne echte Verfügbarkeit entsteht.
- 04
Sprachen und Ton festlegen
Mehrsprachigkeit und Ansprache passend zum Haus definieren, inklusive Übergabe bei Beschwerden.
- 05
Website als Oberfläche
Reservierung, FAQ und Anfragestrecke so aufbauen, dass ein Teil der Anfragen gar nicht erst am Telefon landet.
- 06
Saison prüfen
Vor Hochsaison und Feiertagen kontrollieren, ob Regeln, Kapazität und Eskalationswege tragen.
FAQ
Fragen vor dem ersten Gespräch.
- Was kostet KI für ein Restaurant oder Hotel?
- Der Einstieg läuft über den KI-Workshop ab 500 €, in dem wir Anfragevolumen und Nutzen konkret durchrechnen. Der Pilotumfang hängt danach davon ab, ob Telefon, Reservierung oder Standardfragen zuerst dran sind.
- Merken Gäste, dass sie mit einem KI-Agenten sprechen?
- Die Kennzeichnung gestalten wir transparent und passend zum Haus. Bei Beschwerden oder sensiblen Anliegen übergibt der Agent an Menschen.
- Kann der Agent Allergene beantworten?
- Nur dann, wenn die Angaben gepflegt hinterlegt sind. Fehlen sie, gibt der Agent keine Auskunft, sondern übergibt an das Team.
- Funktioniert das mit unserem Reservierungssystem?
- Sofern eine Schnittstelle verfügbar ist, binden wir sie an. Ohne Anbindung nimmt der Agent Anfragen auf, bestätigt aber keine Verfügbarkeit.
Verwandt
Telefon, Reservierung und Website als ein Gästeweg.
Je klarer die Website informiert und aufnimmt, desto weniger muss der Agent später klären. Beides gehört in denselben Prozess.
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